L’esigenza iniziale è stata quella di sostituire un software sviluppato da un collaboratore che aveva cessato l’attività e che permetteva di raccogliere le ore svolte di analizzare costi e ricavi delle Commesse e generare i protocolli dei diversi elaborati prodotti.

Il sistema presentava diverse criticità e non era più presente la persona che poteva intervenire per risolverle.

Si è quindi intervenuti puntando a fare in modo che Organizzo replicasse le funzioni del software e le procedure consolidate con cui stavano lavorando da diversi anni, migliorando il controllo della raccolta ore ed eliminando le criticità del vecchio software di gestione.

Particolare attenzione è stata posta alla creazione automatica dell’albero di archiviazione dei file e agli aspetti di protocollazione dei documenti delle consegne ai clienti.

Successivamente, con l’avvento della fatturazione elettronica si è introdotta in Organizzo sia la possibilità di produrre le fatture attive dello Studio che le fatture dei collaboratori.

Questo implementazione ha reso più semplici le attività legate alla fatturazione per i collaboratori e semplificato la gestione di questa parte rilevante di costo e la sua ripartizione tra le commesse.

Si è infine fatto il passo che consente allo Studio di gestire in modo più puntuale le attività legate alle offerte e, soprattutto, la distribuzione delle attività tra i collaboratori, consentendo:

• l’analisi e visualizzazione grafica dei carichi di lavoro dei diversi collaboratori:
• la rappresentazione con un grafico di Gantt delle attività di Commessa;
• l’individuazione immediata, con evidenze grafiche, delle attività che rischiano di non terminare dei tempi previsti e delle attività che superano il budget delle ore previste.

Tramite la registrazione delle ore sulle attività di Commessa sarà quindi possibile anche individuare gli stati di avanzamento delle stesse.

I Responsabili di Commessa potranno quindi con semplicità:

• individuare immediatamente lo stato di avanzamento delle varie attività;
• avere in anticipo la visibilità delle possibili criticità relative ai tempi di consegna o al rispetto dei budget delle ore.

Tutti i processi di maggiore rilevanza da un punto di vista gestionale sono quindi stati progressivamente inseriti all’interno della piattaforma ottenendo così evidenti vantaggi in termini di semplificazione delle analisi e delle valutazioni operative ed economiche.