Vuoi risparmiare tempo e soldi? Ecco un metodo furbo e poco conosciuto!

Cercando un po’ in Internet, mi sono imbattuto in una ricerca molto interessante sui mercati postali europei.

Tra i tanti dati, alcuni mi hanno colpito in modo particolare: nel 2010 le aziende italiane hanno spedito oltre 4 Miliardi di lettere e 255 Milioni sono raccomandate. La decrescita dei volumi di lettere è solo dell’1,5% all’anno circa…

 

Questo vuol dire che ancora oggi vengono spedite dalle aziende italiane una quantità veramente enorme di buste!

Sicuramente avete presente cosa vuol dire spedire una raccomandata… bisogna scriverla, stamparla, piegare i fogli, metterli in una busta, compilare il tagliandino e portare il tutto in un ufficio postale.

Quanto tempo ci vuole? Beh, qualche minuto per ciascuna raccomandata, e poi un mucchio di tempo per arrivare all’ufficio postale, fare la coda e consegnare la lettera all’incaricato.

Visto che in questo blog parliamo di produttività, io vi chiedo è un’attività produttiva quella appena descritta?

La risposta a questa domanda è meno ovvia di quanto possa sembrare. La prima cosa da fare è calcolare quanto costa questa lettera. Poi dobbiamo valutare se ci sono metodi alternativi che hanno un costo inferiore rispetto all’utilizzare una persona dell’ufficio. Se ci sono, possiamo dire che il metodo alternativo aumenta la produttività dell’ufficio (riduce il costo per inviare la lettera).

Naturalmente non stiamo pensando ad inviare la lettera via mail….questo sarebbe troppo facile. Stiamo pensando ad una situazione in cui devo mandare la lettera per posta; ed evidentemente di questi casi ce ne sono parecchi (4 Miliardi di lettere all’anno…).

Calcoliamo quindi il costo approssimativo. Per la carta, il toner e la busta possiamo stimarlo in 0,20€; il tempo per preparala potrebbe essere (se si tratta di una raccomandata) 4 minuti: a 20€/ora vuol dire 1,33€; il tempo per portarla in posta da attribuire alla singola busta, se immaginiamo di andare in posta con almeno 10 lettere e di impiegarci complessivamente 2 ore , è di circa 10 minuti: con la solita conversione (20€/ora) sono 4 euro.

Insomma i parametri sono molti, ma direi che preparare e portare in posta questa busta costa qualche euro.

E’ tanto? è poco? Dipende, come dicevamo, se esistono mezzi alternativi meno costosi.

Per fortuna esistono

Pensiamo per esempio ad una Banca che deve mandare gli estratti conto ai suoi correntisti. Si tratta di centinaia di migliaia di lettere da inviare in qualche giorno. A parte il costo (per il quale le Banche troverebbero sicuramente una soluzione che vi lascio indovinare), come potrebbero preparare tutte queste buste in così poco tempo? Dovrebbero assoldare eserciti di persone dedicate a piegare e imbustare lettere. Ovviamente fanno in un altro modo. Esistono infatti macchine in grado non solo di stampare, ma anche di piegare e imbustare automaticamente lettere e prepararle per il recapito.

E perchè invece in un ufficio più piccolo, dove però c’è l’esigenza di inviare delle lettere, non si usano questi sistemi? Perchè le macchine che fanno il lavoro di “postalizzazione” hanno costi che non si giustificano per chi non ha un numero enorme di lettere da inviare, e fino ad oggi chi ha queste macchine offre i suoi servizi solo a chi ha grandissimi volumi.

 La situazione sta però cambiando in questi anni.

Si stanno sviluppando servizi che offrono il cosiddetto servizio di Posta Ibrida, cioé posta che nasce elettronica e diventa cartacea per il destinatario tramite un servizio di postalizzazione.

L’evoluzione dei software basati su web e “agganciabili” ai software gestionali presenti in azienda rendono possibile anche per chi ha piccoli volumi l’utilizzo delle macchine postalizzatrici, in modo semplice e a volte senza uscire dal proprio programma principale.

A questo punto possiamo quindi dire che l’alternativa ad usare una persona dell’ufficio per preparare le buste e portarle in posta esiste. Essendo un’alternativa basata su macchine condivise da tanti clienti è chiaro che la riduzione dei costi rispetto all’uso di una persona è notevolissima.

L’utilizzo di una soluzione di posta ibrida riduce di 10 volte il costo della lettera: da qualche euro a qualche decina di centesimi, in tutti i casi, sia che si spedisca una lettera, sia che se ne spediscano 1.000.

Ecco quindi che, adottando la soluzione sopra indicata, si può arrivare ad aumenti significativi della produttività in ufficio e quindi ad un notevole risparmio di tempo e soldi.

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