Partiamo dal presupposto che, per gestire una Azienda piuttosto che uno Studio, devi avere molte competenze:
- Competenze Tecniche: devi cioè conoscere bene ciò che produci e vendi (che siano prodotti o servizi non cambia).
- Competenze di Marketing e vendita: devi cioè sapere a chi proporre i tuoi prodotti o servizi, come proporli e come fare in modo che vengano acquistati.
- Competenze Organizzative: devi cioè sapere come NON sprecare le risorse che metti nella tua attività, quindi il tuo tempo e quello dei tuoi dipendenti/collaboratori e, i soldi con cui compri i servizi necessari per farla funzionare.
Posto che, i punti 1 e 2 non sono ciò di cui mi occupo e quindi non mi pronuncerò, è invece il punto 3 (organizzazione) quello in cui sono specializzato, su cui voglio concentrarmi e in cui, con questo blog appunto, mi piacerebbe coinvolgerti.
Per fare questo, è bene che tu conosca, il concetto di base:
Essere produttivi sul lavoro non significa fare tante cose, significa fare le cose giuste nella giusta maniera!
Molto spesso infatti, io ed i miei collaboratori, riscontriamo l’utilizzo di metodi ormai superati (o la totale mancanza di organizzazione), nella gestione, sia delle classiche attività quotidiane (dall’ utilizzo casuale delle mail, alla gestione documentale , al mancato controllo dei costi delle utenze, connessione internet ballerina, linee telefoniche insufficienti e poco performanti, ecc..), sia di alcune attività più specifiche, che variano a seconda di chi abbiamo di fronte.
Il problema più grande è che questa disorganizzazione non deriva quasi mai da un’incapacità di gestione, ma è dovuta a:
- abitudini troppo consolidate.
- mancanza di conoscenza di nuove opportunità.
- diffidenza su tutto ciò che è nuovo e/o tecnologico.
Tutto questo si traduce inevitabilmente in perdite di tempo, dispendio di energie e spreco di soldi.
Ed ecco quindi che arriviamo a ciò che intendiamo noi di Kaora, quando parliamo di produttività aziendale
Semplificare le attività quotidiane e aumentare i margini di guadagno, riducendo costi eccessivi e perdite di tempo inutili.
In altre parole, significa eliminare quelle che noi chiamiamo: Attività Mangia Tempo, cioè tutte quelle attività che tu o i tuoi collaboratori, svolgete quotidianamente ma che, non producono alcun valore aggiunto al tuo lavoro e creano solo enormi perdite di tempo, stress e confusione.
Le AMT sono subdole, in quanto è difficile percepirle poiché si nascondono nelle tue abitudini lavorative e nelle procedure che hai creato ma, esistono e ti assicuro che, sei hai un ufficio, per te e la tua professione sono una vera e propria palla al piede!
Facciamo un esempio pratico
Supponiamo che tu, con la tua attività (qualsiasi essa sia), venda 100 prodotti o servizi all’ anno e che ognuno di questi, ti generi un fatturato di 1.000€
quindi: fatturato annuo = 100.000€ (1.000€ X 100 pezzi). Su questi 100.000€, oltre a tasse e costi diretti legati alla produzione (di cui non ci occuperemo), devi anche togliere:
- il costo del personale
- i costi delle utenze
Se per il personale, annualmente tu spendessi, ad esempio, 20000,00€ e di utenze (telefonia fissa e mobile, energia, gas, connessione a internet, ecc..) tu spendessi 10000,00€, su ciascun pezzo che produci e vendi peserebbe un costo di 300,00€
Il calcolo è molto semplice: (20000,00€ + 10000,00€)/100 = 300,00€
Quindi, ricapitolando, ad ogni 1000,00€ di fatturato generato dal tuo prodotto o servizio venduto, dovrai IMMEDIATAMENTE togliere 300,00€.. risultato: 700,00€!
Capisci? Solo queste due componenti (costi per personale ed utenze), riducono nettamente il tuo margine su ogni singolo pezzo e, di conseguenza, i soldi che ti metti in tasca a fine anno.
Ridurre questa cifra anche “solo” di di 100€ a pezzo, portandola quindi a 200,00€, aumenterebbe il tuo margine annuo di 10000,00€ (100€ X 100 pezzi). Questi soldi in più potresti (ad esempio), re investirli nella tua attività per farla crescere e prosperare.
MA NON È FINITA
Un altro punto FONDAMENTALE che devi tenere in considerazione è il fattore tempo!
Quanto vale un ora del tuo tempo? E di un tuo collaboratore o collaboratrice?
Riflettici un attimo e poi prova ad immaginare di, riuscire a svolgere le normali attività quotidiane richieste dalla tua professione, molto più velocemente senza perdere in efficienza ed efficacia… anzi magari aumentandole!
COSA SIGNIFICA? Elimineresti perdite di tempo, ridurresti lo stress (tuo e dei tuoi collaboratori), lavoreresti in maniera più organizzata e potresti anche ricavare del tempo per te, i tuoi hobbies e la tua famiglia.
Mica male no?
E RICORDA, Il tempo è la risorsa più preziosa che hai! Mandare avanti un’attività oggi è difficile ma, con i giusti strumenti ed accorgimenti, puoi rendere le cose più facili!
