Stiamo parlando infatti, della gestione informatica, di TUTTI i dati gestiti quotidianamente in azienda. Dalle anagrafiche dei clienti/fornitori, alle comunicazioni scambiate internamente, agli allegati delle mail inviate/ricevute, al monitoraggio delle telefonate, ecc.

Se ad esempio, le tue giornate lavorative in azienda, sono caratterizzate da:

Grandi quantità di Email da gestire

 Documenti di ogni genere [elettronici o cartacei] da archiviare e/o consultare

 Agende e calendari da monitorare e programmare

 Molte telefonate in entrata/uscita da gestire e, di cui tenere traccia

è palese che, gestire senza perdite di tempo una qualsiasi delle casistiche sopra riportate, il più delle volte, risulta impossibile o molto complicato.

La ragione è una e una sola. A meno che nella tua azienda, abbiate già integrato un software per la gestione dei dati aziendali, la posta elettronica aziendale, i documenti, le agende e le telefonate, molto probabilmente, sono gestiti in maniera classica, con i tipici strumenti dedicati:

EMAIL ==> Client di posta elettronica, gratuito o professionale

FILE DIGITALI ==> cartelle e sottocartelle nel PC o, software specifico per l’archiviazione

DOCUMENTI FISICI ==> spazi o locali adibiti ad archivio cartaceo o, si è passati alla conservazione sostitutiva

NOTE, AGENDE E CALENDARI CONDIVISI ==> inesistenti o si utilizza qualche applicazione dedicata

TELEFONATE IN/OUT ==> semplici telefoni o, centralino telefonico

Tutti questi strumenti sono di uso comune e sono sicuramente comodi ma, presentano un limite: sono indipendenti!

Significa che, ognuno è uno strumento che vive di vita propria e, non essendo direttamente collegato agli altri, non può comunicare con essi né, tantomeno, con lo strumento principe con cui gestisci tutti gli altri dati dell’attività della tua azienda (clienti, fornitori, ordini, commesse, servizi, prodotti, interventi).

RISULTATO: Il passaggio continuo tra i diversi strumenti, non sempre è immediato e spesso, comporta distrazioni e perdite di tempo

FACCIAMO UN ESEMPIO:

Mettiamo il caso che adesso, tu abbia necessità di avere a portata di mano la situazione di un tuo cliente.

Supponiamo che, tu debba risalire ad una telefonata avvenuta con il cliente un paio di settimane fa, seguita da una Email, contenente un documento importante. NOTA: il cliente è al telefono in questo momento, ha urgenza e sta aspettando..

Per recuperare i dati che ti servono, dovrai consultare: anagrafica del cliente, registro chiamate (se ce l’hai), posta elettronica, file che lo riguardano.. insomma, 3 o più strumenti diversi da consultare e, molto probabilmente, risalire alle informazioni che servono, non sarebbe neanche così semplice e veloce.

Chiaro il concetto?

Anche se una situazione del genere, è all’ordine del giorno, devi considerare due cose:

• Se la moltiplichi per più volte al giorno, è palese che, a fine giornata per far fronte ad esse, ti resta indietro del lavoro
• Anche se hai sempre fatto così, non significa che non puoi migliorarne la gestione

Immagina adesso la stessa situazione, con la differenza di avere tutto ciò che ti serve a portata di mano e, in 2 secondi netti, con un semplice click, riuscire a recuperare qualsiasi informazione di cui necessiti.

Immagina di poter ricercare, consultare, archiviare e condividere, facilmente e velocemente tutti i tuoi dati aziendali, da un unico strumento, che si integra perfettamente con quelli che utilizzi tutti i giorni, semplicissimo da utilizzare, accessibile da qualsiasi dispositivo (Pc, MAC, Tablet, Smartphone), ovunque tu sia.

È possibile? Certo che si!

COME SEMPLIFICARE E VELOCIZZARE LA GESTIONE INFORMATICA DEI DATI AZIENDALI ED ELIMINARE PERDITE DI TEMPO E STRESS

Se, a prescindere dalle situazioni che abbiamo visto, vuoi semplificare l’attività quotidiana della tua azienda, hai bisogno di un programma specifico, che ti aiuti nella gestione informatica dei dati aziendali.

Un software che si integri perfettamente con tutti gli strumenti che già utilizzi e, ti consenta di collegarli tra loro, importando al suo interno:

 Tutti i dati contenuti nel tuo gestionale

 Le Email direttamente dal tuo client di posta elettronica

 File e documenti di ogni genere

 Comunicazioni, agende condivise e calendari

 Tutte le telefonate in uscita e in entrata

In questo modo, avrai a disposizione un unico strumento, grazie al quale avrai tutto a portata di click, senza stravolgimenti lavorativi di alcun genere.

Disorganizzazione, perdite di tempo e stress, saranno solo un brutto ricordo.

Alla Prossima

Dedicato alla tua produttività aziendale