Come si calcola la produttività di un software e come si evitano le fregature!

Come si calcola la produttività

Sapere come si calcola la produttività di un software o soluzione utile per la tua attività, è fondamentale per 2 motivi:

1 – evitare di buttare soldi.
2 – essere sicuro che, una volta acquistata, la soluzione faccia il suo dovere e ti risolva REALMENTE i problemi.

Premetto che non sto parlando di una soluzione specifica, ma è un discorso generico.
Questo perché, a prescindere dal mio interlocutore, troppo spesso mi trovo a discutere con colleghi imprenditori che, anche dopo un’ ottima soluzione proposta, realmente utile e che risolve davvero problemi, piccoli o grossi che siano, il tutto si conclude con un bel “devo pensarci”.
Per carità, riflettere su decisioni che riguardano la tua attività, è lecito e giusto. Il punto è che quasi sempre, il “devo pensarci” si traduce in:

1 – un modo cortese per dire “non mi interessa, sto bene così!”.
2 – la persona con cui ho parlato, vuole veramente pensarci, ma poi preso dalle 1000 cose da fare, se ne dimentica e finisce tutto in un bolla di sapone.

Ciò che sta dietro a questo in realtà, è la diffidenza data dalla difficoltà nel riuscire a capire facilmente il reale valore che le soluzioni proposte possono portare e, la conseguenza è: la perdita di opportunità!
Ma facciamo un passo indietro. Una soluzione di produttività, è un servizio, molto spesso basato su una piattaforma software, che ti consente di ridurre il potere delle Attività Mangia Tempo (che d’ ora in avanti chiameremo AMT) e, di conseguenza, snellire il lavoro nei tuoi uffici, recuperando tempo prezioso che potrai dedicare ad altre attività più utili, produttive e spesso anche redditizie.

Il punto è che, per me che mi occupo esclusivamente di aiutare aziende e studi professionali ad aumentare la produttività del lavoro degli uffici, è naturale fare i calcoli e capire quale sia la soluzione migliore per il mio interlocutore.

Diventa però ovviamente più difficile far passare il concetto e far percepire il vantaggio reale che la soluzione può portare, sia in termini operativi, che economici.
Al contrario delle soluzioni di risparmio infatti, percepire il valore ed i benefici che le soluzioni di produttività possono portare, è un po più complesso.
Ecco perché con questo articolo, voglio aiutarti nel ragionamento, con degli esempi pratici.

Vediamo una classica proposta di soluzione di risparmio sui costi:

SOLUZIONE PROPOSTA: Un sistema per ottimizzare i costi legati alla telefonia fissa, che ha un costo di attivazione di 500€, grazie alla quale, potrai ridurre i costi mensili di telefonia di 100€ al mese.
BENEFICIO: Dopo 5 mesi di utilizzo della nuova soluzione, avrai RECUPERATO i 500€ investiti inizialmente e, da quel momento in poi, risparmierai 100€ tutti i mesi.

Facile no? Il calcolo è abbastanza elementare e chiaro per chiunque.

Le cose si complicano invece, quando la proposta riguarda una soluzione di Produttività, poiché spesso i reali benefici non sono così tangibili e misurabili come quando si parla di costi e risparmi

Facciamo ora un esempio, con una soluzione di produttività:
Supponiamo che la tua attività sia produrre tappi per bottiglia. Di conseguenza per svolgere questa attività, hai una macchina che li produce.
Hai molte richieste, ma immaginiamo che attualmente, tu riesca a produrre con la tua macchina “solo” 10.000 tappi al mese e che li vendi tutti ad 1€ ciascuno. Il calcolo è presto fatto:

SITUAZIONE ATTUALE: 10.000 tappi x 1€ = 10.000€ al mese di fatturato

Un bel giorno si presenta da te un nuovo venditore, che non conosci, che ti presenta un nuovo prodotto:

SOLUZIONE PROPOSTA: un innovativo olio, specifico per le macchine che producono tappi, in grado di aumentare la produzione del 10%.
BENEFICIO: grazie a quest’ olio, potrai produrre e vendere il 10% di tappi in più al mese (1.000)!

Ma cosa succede solitamente a questo punto?
TU: “Wow, fantastico.. Ma quanto costa quest’ olio?”
VENDITORE: “la fornitura ha un costo di 3.000€ anticipati annui!”
TU(nella tua mente): “3.000€ ..anticipati ..Un anno..”
TU(a voce): “interessante, ci penso e nel caso ti richiamo”

A questo punto il venditore se ne va, ti lascia il biglietto e tu (anche distratto dalle 1000 cose che hai da fare) te ne dimentichi e non lo richiamerai mai!
Ti richiamerà lui tra qualche giorno (ma tu molto probabilmente te ne sarai dimenticato) e cortesemente dirai che per adesso non se ne fa nulla.
Ti ritrovi? Se ci pensi, la cifra di per sé non era certo proibitiva, avevi anche intuito che l’ olio ti sarebbe stato utile .. ma ti sei bloccato! Perché?

Perché non sei riuscito a fare un semplice calcolo che ti consentisse di capire che quell’ olio per te era un affare convenientissimo.. ti sei fermato a ragionare SOLO sui costi e NON sui benefici!

L’analisi da fare era molto semplice:
– L’olio mi costa 3.000 € all’ anno
– Grazie all’ olio posso produrre 12.000 tappi in più all’ anno (1.000 al mese), che mi porteranno un guadagno annuo extra di 12.000 €
– 12.000€ – 3.000€ = 9.000€ di guadagno extra ogni anno
RISULTATO: Hai perso una REALE opportunità!

Ma cosa c’entrano l’ olio e la macchina che produce i tappi con la tua professione e le AMT?
Te lo spiego subito. Devi pensare a te e ai tuoi collaboratori come ad una macchina che produce qualcosa (servizi o beni), che poi si traduce in fatturato. Quanti €uro produci?
La “macchina che produce i tappi” siete tu e i tuoi collaboratori.
I “tappi”, sono i tuoi prodotti/servizi che generano fatturato
L’“olio” è la soluzione di produttività.

Mi spiego?

NOTA BENE: In linea di massima la tua “macchina”, per permettere alla tua Azienda o Studio professionale di stare in piedi, deve produrre in €uro almeno il doppio dei costi, altrimenti significa che la “macchina” scricchiola e non lavora bene.
Se per esempio nella tua Azienda o Studio professionale siete in 3 ed avete un costo complessivo (stipendi) di 7.500€ al mese, il fatturato prodotto dal vostro lavoro DEVE essere di almeno 15.000€ al mese.

FACCIAMO ADESSO UN ALTRO ESEMPIO PRATICO:
Ti viene proposto un software che, oltre a semplificare notevolmente il lavoro quotidiano nei tuoi uffici, te lo velocizza e ti permette di svolgere determinate attività che sei obbligato a fare (pensa tu a quali potrebbero essere), che solitamente fanno perdere moltissimo tempo (magari ore) a te o qualche tuo collaboratore.. in pochi minuti.
Quale calcolo devi fare quindi?
Come si calcola la produttività reale di un software o altra soluzione che ti viene proposta e come valutare se è adatta alla tua attività

Una volta che conosci il costo della soluzione, devi porti le seguenti domande:
1 – quanto mi costa un’ ora di lavoro?
2 – quanto tempo impieghiamo solitamente per svolgere questa attività?
3 – quanto tempo mi farebbe risparmiare la soluzione proposta, per svolgere questa attività?
A questo punto devi tradurre il tempo in € e moltiplicarlo per giorno, mese, anno e saprai esattamente il beneficio economico che la soluzione potrà portare al tuo lavoro.

MA ENTRIAMO NELLO SPECIFICO

I dati a tua disposizione sono questi:
– La soluzione ha un costo di attivazione di 1.000 € da pagare subito e poi un canone fisso mensile di 100€
– Un’ ora di lavoro di un tuo collaboratore a te costa 15€
– Per svolgere quella determinata attività (scegli tu quale potrebbe essere), il collaboratore impiega solitamente un’ ora al giorno
– Grazie alla soluzione proposta, l’ attività potrà essere svolta in 10 minuti al giorno
A questo punto quello che devi fare è trasformare il “valore Tempo” in “valore €uro” ed il gioco è fatto:

SITUAZIONE ATTUALE PER SVOLGERE L’ ATTIVITA’ IN QUESTIONE:

-tempo impiegato al giorno = 1 ora
-tempo impiegato al mese (calcolando 20 gg lavorativi)= 20 ore
-tempo impiegato all’ anno (calcolando 220 gg lavorativi) = 220 ore
Questo è il tempo impiegato per questa specifica attività ogni giorno, ogni mese, ogni anno

SITUAZIONE PER SVOLGERE L’ ATTIVITA’ CON LA SOLUZIONE PROPOSTA:

-tempo impiegato al giorno = 10 minuti
-tempo impiegato al mese (calcolando 20 gg lavorativi)= 3,33 ore (200 minuti)
-tempo impiegato all’ anno (calcolando 220 gg lavorativi) = 36,66 ore (2200 minuti)
Questo è il tempo che verrà impiegato per questa specifica attività ogni giorno, ogni mese, ogni anno

Già così direi che il vantaggio per te è abbastanza evidente: se adesso impieghi 220 ore lavorative all’ anno per svolgere questo tipo di attività, grazie alla soluzione di produttività proposta ne impiegherai solo 37. Il che significa: ben 183 ore di lavoro all’ anno recuperate e che potrai dedicare ad altre attività più utili e redditizie!

Adesso il calcolo che dovrai fare per capire se la soluzione proposta oltre ad essere utile, è anche economicamente valida è molto semplice:
Il servizio abbiamo detto che costa 1.000 € per l’attivazione + canone ricorrente di 100 € al mese, giusto?

Quindi; il primo anno avrai un costo complessivo di 2.200 € (1.000 + 1.200), gli anni successivi il costo sarà di 1.200 €

Poi

Abbiamo detto che un’ ora di lavoro di un tuo collaboratore vale 15 € giusto?

Non resta che trasformare il tempo risparmiato in €. Quindi: 183 (ore all’ anno) x 15 (valore di un’ ora di lavoro) = 2.745 €

RAPPORTO COSTO/BENEFICI
1° anno ==> 2.745 – 2.200 = +545
2° anno ==> 2.745 – 1.200 = +1545
Se il risultato è positivo (e in questo caso lo è) la soluzione di produttività proposta è quella giusta per te!

CONCLUSIONI
Questo ovviamente era un esempio molto banale e semplificato, che aveva l’ unico scopo di farti ragionare sul fatto di quanto, sapere come si calcola la produttività e la reale efficacia di una soluzione che ti viene proposta, sia importante per te e la tua attività.. Essere in grado di fare un’ analisi costi/benefici è fondamentale!
Ovviamente il discorso vale anche al contrario.. NON sempre le soluzioni che ti vengono proposte saranno adatte e ti serviranno!
Con il modellino di analisi che ti ho presentato adesso spero di essere riuscito a semplificarti ed aiutarti quando la prossima volta che ti presenteranno una soluzione di questo genere, ti chiederai: ” ma come si calcola la produttività ?”

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