GESTIONE DI COMMESSE E PROGETTI E QUANDO EXCEL NON BASTA PIÙ!

Tante realtà (ingegneria, meccanica, architettura etc…) usano Excel per la gestione, il controllo e la descrizione delle commesse e dei progetti.

E’ sicuramente uno strumento comodo e potente, ma che si esprime al meglio nel gestire piccoli progetti.

 

Con il crescere della complessità di progetti e commesse, si riduce l’utilità e l’efficacia di Excel

 

1) IL FATTORE TEMPO E’ MESSO IN SECONDO PIANO

Se pensi alla complessità dei progetti e al numero di commesse simultanee che le aziende gestiscono, ti sarà facile intuire quanto Excel sia uno strumento utile, per carità, ma “mangia tempo”.

Gestire un progetto con Excel prevede infatti l’inserimento manuale dei dati, che si traduce in passaggi di informazioni dalle email ai fogli di calcolo, in svariate verifiche sull’accuratezza dei dati inseriti, in creazioni di formule e template, senza dimenticare il moltiplicarsi dei file stessi.

Secondo il The Planning Survey del 2014, il 93% delle persone che utilizzano Excel per gestire la gestione di commesse e progetti non è soddisfatto della qualità dei risultati e soprattutto della quantità di lavoro, quindi di tempo, necessaria per procurarsi e manutenere aggiornati i dati.

Lo svantaggio non si ha soltanto in costi del lavoro più alti, ma anche e soprattutto nella conseguente incapacità dell’azienda di rispondere con prontezza alle richieste del mercato, perché ingessata in un meccanismo di gestione troppo lento e confusionario.

Preferiresti lavorare allo sviluppo di nuovi progetti che contribuiscono a una crescita significativa della tua azienda o dedicare il tuo tempo a ricordare al tuo team di condividere gli aggiornamenti e a formattare i vari fogli di calcolo?

La criticità dell’utilizzo di Excel sta proprio nel divario tra quello che potresti fare e quello che stai effettivamente facendo.

Soffermiamoci un attimo a pensare anche alla quantità di tempo persa dai team di progetto nel documentare, tracciare e creare report del progress del loro lavoro, facendo estrazioni di informazioni da diversi fogli Excel, formattandole, inviandole ad altri team e cercando nel frattempo di tenere a mente anche le scadenze contrattuali.

 

2) ANALIZZARE I DATI NON E’ SEMPLICE

Creare rapidamente un report in Excel, magari anche esteticamente gradevole, non è semplice. Ogni analisi richiede informazioni specifiche e l’estrazione di report può trasformarsi in una faticosa guerra tra un filtro, una formula, una formattazione ed una tabella pivot. Inoltre, molto spesso, si creano decine di “fogli” in uno stesso foglio di calcolo. Questo rende macchinoso e lento l’intero processo di analisi di un progetto.

Una domanda semplice come “a che fase siamo della commessa?” trova la sua risposta sepolta sotto centinaia di righe, divisa in più file excel, ognuno archiviato con criteri diversi. Ne consegue che l’impossibilità di effettuare analisi in tempo reale, porta le aziende a dedicare molto tempo in riunioni volte ad ottenere una visione d’insieme del o dei progetti su cui si sta lavorando. Oppure si trascura questa fase perché ritenuta troppo complessa e dispendiosa in termini di tempo.

 

3) E’ IMPOSSIBILE COLLABORARE IN MODO EFFICIENTE

Il più grande svantaggio di Excel, però, è che non consente al team di lavoro di collaborare e di condividere in tempo reale dati ed informazioni.

In questo senso, la gestione di una commessa tramite excel può davvero diventare un incubo. Ogni utente/collaboratore deve annotare i suoi dati, le sue informazioni, i suoi progressi stando attento a non sovrascrivere le modifiche dei colleghi. Inoltre, può farlo soltanto quando il file non è in uso/modifica da parte di qualcun altro.

Questo porta, nel tempo, ad avere numerose versioni di uno stesso documento (per errore o per necessità) che bisogna saper monitorare e riunire in un unico file per poter coordinare il lavoro di tutti.

 

Centralizzare la gestione di commesse e progetti permette di creare uno spazio di lavoro condiviso, rendendo più facile e snello il coordinamento tra responsabile di progetto e altri soggetti coinvolti.

 

IN CONCLUSIONE

L’introduzione di un software per la gestione delle commesse, come Organizzo per esempio, permette di avere visione dei dati, delle informazioni e dello stato di avanzamento dei progetti in base alle date di consegna pianificate e soprattutto permette ai team di lavoro di dedicarsi alle loro attività principali senza perdere tempo nell’aggiornare svariati fogli Excel.

 

Con l’introduzione di ORGANIZZO, produttività ed efficienza non saranno più un problema!!!

 

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