MESSAGGERO è un servizio di postalizzazione che unisce alla gestione elettronica di stampe cartacee e messaggi SMS evoluti, un servizio di supporto avanzato tramite personale qualificato ed esperto che vi accompagna in tutte le fasi del servizio.
Perché oggi non basta più sottoscrivere un servizio di postalizzazione che gestisce in modo automatizzato la stampa, la piegatura, l’imbustamento, l’affrancatura e la consegna al centro di smistamento postale, ma occorre affiancare un corollario di servizi di supporto che renda l’Amministratore di Condominio sereno e cosciente che tutte le attività che lui richiede si svolgano in modo regolare, ma anche che ci sia la possibilità di rispondere con tempestività qualora subentrasse un problema che richiedesse una modifica alle proprie scelte.
MESSAGGERO propone un’interfaccia semplice, pulita ed intuitiva, praticamente ridotta all’essenziale, progettata per venire incontro alle esigenze sia di un utente alle prime armi che di uno esperto:
- Un utente ancora inesperto sulle logiche di funzionamento del servizio, troverà comunque familiare consultare le varie sezioni e gestire in autonomia anche i primi invii. Per la formazione, per qualsiasi dubbio o semplicemente per conoscere dei metodi più comodi o rapidi per gestire le informazioni, potrà comunque contare sul supporto tecnico qualificato di un Tutor.
- Un utente esperto, che accede invece con continuità alla nostra interfaccia Web, potrà svolgere rapidamente le operazioni che deve effettuare e può controllare in pochi clic le comunicazioni che ha trasmesso o correggere eventuali errori. Anche l’utente esperto potrà contare sul supporto tecnico qualificato per chiedere dei suggerimenti, per fare delle verifiche anche contabili, per chiedere dei riscontri sulle spedizioni o correggere degli invii che non può fare in autonomia.
La nostra piattaforma è inoltre pienamente integrata all’interno del gestionale BRAINWARE – DOMUS, software leader di mercato dedicato agli amministratori di condominio. Una virtuosa collaborazione di oltre 18 anni che ha permesso a MESSAGGERO di diventare una estensione delle loro funzioni permettendo comunicazioni cartacee e di messaggistica SMS avanzata attraverso un’unica interfaccia interattiva.
Semplicità:
- MESSAGGERO utilizza dei menù guidati e interfacce minimaliste che propongono le scelte essenziali per fare un invio postale o mandare dei messaggi evoluti via SMS. Non c’è bisogno di un manuale, è tutto lì, pronto per essere inviato.
- È molto semplice selezionare ed inviare allegati pdf creati anche da altri applicativi.
- Attraverso l’integrazione profonda del nostro servizio con il gestionale BRAINWARE – DOMUS, l’invio è ancora più semplice perché alle interfacce che un Amministratore Brainware conosce alla perfezione, si aggiunge un’unica maschera con le scelte da fare per l’invio postale o di SMS, un bel vantaggio in termini di risparmio di tempi e di costi.
Controllo:
- È molto facile accedere a tutti i documenti inviati, l’archivio è completo e sempre disponibile. Puoi selezionare un periodo di riferimento per ricercare gli invii effettuati e poi filtrare o raggruppare le voci per una rapida consultazione, ci vogliono pochi secondi.
- Puoi recuperare i contenuti inviati ad ogni destinatario (assieme agli eventuali allegati), oppure osservare le altre informazioni ad essi correlate quali lo stato del messaggio, la verifica del destinatario, i costi dei bolli e del servizio, il soggetto a cui vengono addebitati questi consumi, la data di postalizzazione, il traking number di Poste Italiane (per le varie tipologie di raccomandate) o di altri soggetti postali privati, o altri elementi meno cruciali ma ugualmente importanti quali ad esempio il tipo di prodotto postale scelto o il numero di pagine inviate.
- Puoi avere sotto controllo i costi che ogni processo di invio ha generato, oppure verificare i costi a livello di singola lettera. È semplice raggruppare le spese per ciascun Centro di Fatturazione e ripartire quindi i consumi per ogni Condominio.
- Tutte queste informazioni dell’archivio sono anche esportabili in pdf e/o Excel, per una consultazione off-line, o per fornire una reportistica dettagliata ai soggetti interessati.
Correggi:
- C’è sempre un tempo, solitamente ben definito, entro il quale è possibile cancellare un invio effettuato ed ottenere automaticamente il rimborso dei costi sostenuti, un bel vantaggio per chi si è accorto dopo diverso tempo di aver mandato il documento sbagliato oppure aver selezionato il prodotto postale non voluto. Se conosci qual è il tempo definito per la presa in carico di quel tipo di invio, sai anche quanto tempo hai a disposizione per cancellare un invio sbagliato.
- Correzione manuale delle anagrafiche: per fornire il miglior servizio possibile sulla correzione dei vari campi delle anagrafiche dei destinatari, non utilizziamo software automatizzati che sebbene abbiano un livello molto sofisticato nella correzione automatica dei dati, non riescono a garantire la precisione di un controllo puntuale manuale su tutti i campi degli indirizzi. Il nostro sistema ci segnala gli errori, noi li correggiamo, rilasciamo al sistema l’invio con le anagrafiche corrette e preserviamo l’invio del cliente, così non deve ripetere daccapo il processo di invio. Avrai tempo di correggere le anagrafiche sul tuo gestionale in un secondo momento attraverso la segnalazione della correzione via email, intanto il tuo invio è già pronto per essere lavorato.
- Correzione sui documenti: il nostro supporto è in grado di risolvere tutte le problematiche che talvolta coinvolgono i documenti, ad esempio un file troppo pesante per essere trasmesso a MESSAGGERO, oppure un file non conforme per dimensione o per formato per essere spedito. Sono dei servizi a valore aggiunto che altre soluzioni concorrenti non hanno o che non rispondono con la stessa efficienza.
Smart Supporto Tutor, il nostro plus che ci distingue da tutti gli altri:
- Il servizio MESSAGGERO offre un servizio di supporto dedicato, sempre disponibile a fornire risposte, soluzioni e strumenti per meglio comunicare con i propri clienti, e rendere più semplice e familiare l’utilizzo della nostra tecnologia. Il supporto eroga formazione completa sull’utilizzo della piattaforma, assistenza in fase di utilizzo del servizio e la gestione di trasmissioni documentali complesse.
- Hai a disposizione un Tutor che conosce le tue problematiche, sa darti risposte rapide e risolutive per le specifiche esigenze di ogni cliente. Non devi perdere tempo al telefono per contattare call center o scalare le problematiche ad un livello superiore, il supporto è sempre a fianco a te con filo diretto per rispondere ai tuoi problemi.
Risparmio di tempo e denaro:
La gestione degli invii postali secondo metodi tradizionali comportano dei costi e delle perdite di tempo in ogni fase del processo. Le voci di costo più significative sono legate ad esempio ai:
- Macchinari e consumabili.
- Tempi da dedicare alla stampa, alla piegatura, imbustamento, all’applicazione delle etichette, dei francobolli ed alla consegna presso l’ufficio postale con ulteriori perdite di tempo, ad esempio per le code o per la compilazione dei bollettini delle raccomandate.
- Tempi per recuperare i documenti di natura diversa che vengono allegati all’interno della stessa lettera ma che vengono archiviati in scaffali differenti proprio per la loro diversa natura).
Anche per coloro che adottano metodi più evoluti per gestire le loro comunicazioni verso i loro clienti, sottoscrivere il servizio MESSAGGERO comporta degli indubbi benefici in termini di risparmio di tempi e di costi e le ragioni risiedono in questi elementi:
- Non ci sono limiti nella dimensione dei file (tutto dipende dalla velocità della propria connessione ad Internet).
- Non ci sono limiti nel numero di fogli che puoi aggiungere in una busta (puoi includere fino a 150 fogli fronte/retro all’interno di una busta).
- Non dei preoccuparti di avere nel tuo gestionale delle anagrafiche con dati mancanti, errati o non aggiornati perché il tuo invio viene comunque preservato, viene bonificato e rilasciato sulla piattaforma pronto per essere lavorato.
- Avere un referente unico che conosce i tuoi metodi, le tue abitudini di invio, che non solo interviene tempestivamente in caso di problemi ma anche anticipa delle anomalie segnalando al cliente dei comportamenti diversi dal solito.
- Manteniamo i più alti standard nella qualità del servizio. Monitoriamo quotidianamente l’efficienza dei nostri sistemi informatici per garantire la continuità del servizio così avrai sempre disponibile una piattaforma attiva e pronta a ricevere i vostri invii, così potrete organizzare al meglio il vostro tempo e dedicare agli invii anche dei brevi ritagli.
Tutti questi momenti generano perdite di produttività che invece attraverso il servizio innovativo MESSAGGERO, possono dare spazio ad esempio ad un recupero della qualità del servizio che si offre ai clienti. Oppure è possibile dedicare il risparmio di tempo e di costi alla gestione di nuovi Condomini con lo stesso personale a disposizione dello Studio.
Informazioni varie sul servizio:
Per quanto riguarda la fatturazione dei consumi, il titolare del contratto MESSAGGERO può decidere tra differenti tipologie di fatturazione (si può decidere se fatturare ai Condomini oppure allo Studio) che offrono la massima flessibilità nella gestione del credito. Il servizio MESSAGGERO prevede l’invio di queste tipologie di lettere o messaggi SMS: posta massiva (ordinaria), posta 4, posta1, raccomandata, raccomandata AR, raccomandata1 semplice e AR; gestisce la stampa solo fronte o fronte / retro, a colori o in bianco e nero; permette la fascicolatura degli allegati con un punto metallico; adotta buste a doppia finestrella con dentro un foglio di frontespizio sul quale verranno riportati nella posizione corretta il riferimento mittente e destinatario per essere sicuri che la lettera possa sempre essere accettata dal postino che effettua il recapito.
Per maggiori info puoi scrivere a messaggero@kaora.it
