Organizzare lo Smart Working: alcuni consigli pratici

Come Organizzare lo Smart Working quindi?

In qualsiasi realtà professionale, tutto ruota attorno alla gestione del fattore tempo ed al concetto di produttività. Ma come si conciliano la gestione del tempo e la produttività di ciascun professionista/lavoratore, in tempi di Smart Working?

Non basta riorganizzare il proprio lavoro, è fondamentale ripensarlo in una dimensione “domestica”. E non è una cosa semplice, soprattutto se non lo abbiamo mai fatto.

 

In questo articolo provo a darti qualche idea o consiglio, elencando gli 8 punti da seguire per rendere lo Smart Working soddisfacente, produttivo ed organizzato

 

1) L’Ufficio in Casa
Per prima cosa dobbiamo ricreare le condizioni dell’ufficio: connessione ad internet, un pc performante, auricolari che tolgono il rumore e tutti i device aggiornati. Queste ci permettono di ottimizzare il nostro tempo ed evitare problemi di comunicazione. Il nostro “Ufficio in Casa”, inoltre, dovrebbe trovarsi in un angolo tranquillo e ben illuminato.

2) Pianificazione delle attività
Organizzare quotidianamente le attività: bisogna imporsi una to-do list giornaliera e le attività svolte dovrebbero essere sempre specifiche, misurabili ed ovviamente realizzabili.

3) Darsi regole
Occorre impostare delle regole per se stessi, per il proprio team e con chi siamo a stretto contatto, quindi anche la nostra famiglia o il/la nostro/a partner. Quando si lavora si lavora, e vale anche per il cane!!!

4) Censire e tracciare i tempi di lavoro nostro e del team 
È molto utile quantificare le ore di lavoro quotidiane ed imputarle alle varie attività svolte per capire quali progetti richiedono più tempo, quali meno, dove c’è da migliorare e dove l’organizzazione fila liscia.

5) Usare un calendario con scadenze e promemoria
Avere la visione condivisa degli impegni sul breve, medio e lungo periodo, non solo degli appuntamenti ma anche delle scadenze, diventa necessario per una organizzazione efficiente del lavoro da casa.

6) Usare un browser per il lavoro ed uno per lo svago
L’utilizzo di due browser diversi ci permette di tenere separate la dimensione lavorativa da quella personale quando si parla di navigazione. Il browser usato per il lavoro sarà totalmente dedicato alla nostra attività professionale.

7) Interagire con e-mail, strumenti di videoconferenza e telefonate
Controllare le email e mantenere un contatto visivo grazie a strumenti di videoconferenza è fondamentale e necessario. Non siamo in ufficio, ma talvolta è necessario ricreare situazioni tipiche dell’ufficio (riunioni, informazioni condivise, pianificazione delle attività di gruppo).

8) Dotarsi di un software che ci aiuti ad organizzare il lavoro
Senza uno strumento di controllo “centralizzato” per scadenze, attività da fare, anagrafiche, report, promemoria etc, quanto scritto sopra rimane difficile da gestire ed organizzare.

 

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