Excel come strumento di gestione aziendale: vantaggi e svantaggi

Non esiste azienda o realtà professionale che non utilizzi a vario titolo Excel

È sicuramente uno strumento potente e flessibile e proprio per questo viene utilizzato per gli scopi più disparati:

  1. per gestire le anagrafiche dei contatti.
  2. come archivio del magazzino.
  3. oppure come strumento per produrre un xml.
  4. o per fare report ed analisi.
  5. e potremmo andare ancora avanti.

Tuttavia, superata una certa soglia di complessità e di volume dei dati, Excel in azienda diventa una palla al piede e i “contro” prendono il sopravvento sui vantaggi. Ma vediamo quali.

 

I vantaggi di Excel in azienda:

  • si adatta alle esigenze dell’azienda e mette a disposizione moltissime funzionalità con cui gestire i task.
  • la sua flessibilità consente un utilizzo semplificato che non richiede un apprendimento pieno ma, al contrario, un impiego intuitivo. Infatti, nonostante Excel possa diventare uno strumento di calcolo molto potente ed elaborato, poche persone lo utilizzano per tale scopo ripiegando sulle funzioni più semplici e comuni.
  • analizza i dati raccolti attraverso l’impiego di formule e calcoli specifici, grafici e diagrammi che offrono un impatto visivo immediato e tabelle riassuntive tra cui le famose tabelle pivot, con cui è possibile raccogliere i dati di diversi fogli excel.
  • è compatibile con tutti i PC. Se ogni pc aziendale possiede una licenza Office, lo scambio dei file con ogni membro del team diventa una comodità irrinunciabile.

In sintesi, Excel è un ottimo strumento perché è semplice, conosciuto da tutti e non richiede alcun tipo di formazione approfondita sul suo utilizzo risultando particolarmente intuitivo.

Tuttavia, ci sono casi in cui Excel presenta limiti evidenti nella gestione dei processi aziendali, tanto da portare ad una necessaria valutazione di una nuova piattaforma dedicata a tali scopi.

 

Gli svantaggi di Excel in azienda:

  • la decentralizzazione dei dati: per le piccole realtà magari non è un problema, ma quando le attività iniziano ad essere svolte da più soggetti e la complessità sale, la difficoltà nella raccolta e trasferimento dei dati diventa evidente: le informazioni arrivano in ritardo, i fogli Excel non sono aggiornati, non è possibile sapere chi ha apportato l’ultima modifica ad un file, e così via… e questo perché non si ha disposizione un unico database in cui più persone possono lavorare simultaneamente.
  • la poca sicurezza: Excel non permette un accesso controllato ai dati in base alla propria funzione aziendale. Inoltre, come già scritto, chi effettua modifiche al foglio non lascia traccia del suo operato, pertanto, se dovessero esserci errori oppure dati mancanti, non è possibile risalire esattamente a chi per ultimo ha lavorato su quel file.
  • la presenza inevitabile di errori: utilizzare un foglio Excel significa dover inserire manualmente tutti i dati necessari e, nel caso di chi deve gestire un progetto, apportare delle modifiche e degli aggiornamenti in tempo (quasi) reale. Va da sé che la probabilità di imprecisioni ed errori si alza sensibilmente, generando un effetto a catena che porta a raggiungere conclusioni poco accurate, sbagliate o fuorvianti.
  • non nasce come strumento di gestione aziendale: Excel è ottimo per calcoli ed analisi semplificate, ma non è fatto per la gestione aziendale.

 

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In conclusione

Excel non è scalabile e non cresce con il team, non permette di distribuire attività alle persone coinvolte, non consente l’accesso contemporaneo di più persone ma può essere modificato da chiunque senza tener traccia delle modifiche. E non tiene traccia delle performance in tempo reale di vari membri del team.

Excel, quindi, può essere una buona soluzione per la gestione di aziende di piccole e medie dimensioni al fine di realizzare un progetto facile e veloce.

Tuttavia, una volta che il lavoro diventa complesso, il team si amplia e le esigenze si moltiplicano, un file di questo tipo non può reggere il passo.

Quando le persone che dovranno lavorare su un progetto diventeranno numerose, quando l’errato utilizzo di una formula comprometterà il risultato finale di un’analisi e quando i dati da analizzare saranno troppi e ingestibili, ecco che sarà arrivato il momento di accettare l’inevitabile: Excel non è fatto per la gestione aziendale e bisogna dotarsi una soluzione specifica.

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