Ad ostacolare un aumento dell’efficienza dei nostri uffici non è certo la mancanza di opportunità

Vi è oggi infatti un’offerta di software e soluzioni che permetterebbe di migliorare diversi aspetti del lavoro di un ufficio. I principali ostacoli sono nei meccanismi che vi descrivo di seguito

Chi NON ha tempo non aspetti tempo

Spesso mi è capitato di ascoltare un’affermazione che suonava più o meno così: “beh la soluzione che mi ha proposto è veramente fantastica, però adesso siamo davvero presi, ci dobbiamo risentire più avanti.”
Al posto dei puntini ci potete mettere quello che volete, e il “più avanti”, il più delle volte diventa un mai.

Devo ammettere che solo facendo ricorso a tutte le risorse zen di cui dispongo (peraltro del tutto inconsapevolmente) riesco a mantenere la calma e ad abbozzare un “va bene, ci sentiamo più avanti…”, invece di esplodere.

La ragione della rabbia, tra l’altro repressa, non è tanto nel fatto che un possibile affare sia sfumato così, ma, soprattutto, nel rendermi conto che l’interlocutore sta davvero pensando quello che mi ha detto… non è una scusa!

E’ questo che mi fa impazzire: la soluzione riconosciuta come fantastica è infatti fantastica perché consente un risparmio di tempo che a volte è misurabile in una o due ore al giorno.

Ma la mancanza di tempo del mio interlocutore, sopraffatto dall’ennesima emergenza, gli impedisce di adottare una soluzione che gli permetterebbe di liberarsi di un’incombenza che gli occupa una o due ore. Sembra incredibile, no!
Visto che quanto sopra descritto capita con una frequenza sopra la media dei classici “casi bizzarri della vita”, dobbiamo trovare le motivazioni che portano a questo tipo di reazioni.

Ci sono a mio parere due ordini di ragionamenti che portano a questa impasse decisionale.
Un primo meccanismo è quello di sopravvalutare il costo (psicologico più che economico) del cambiamento, e soprattutto il non tenere conto che il costo del cambiamento è una tantum, mentre i vantaggi di un’innovazione durano per sempre.

Un altro elemento che impedisce l’introduzione di strumenti per aumentare la produttività aziendale è il non rendersi conto che se sono sempre in emergenza vuol dire che non lo sono mai; vuol dire cioè che la situazione di sovraccarico che sto vivendo, non è un’emergenza, che per definizione dovrebbe verificarsi molto di rado, ma uno stato cronico. E alloro devo “spezzare la catena”: devo fermarmi e rendermi conto che se non faccio qualcosa per liberare del tempo, non uscirò mai dal famoso (e affollatissimo) tunnel.

O tutto o niente

Il tipo di approccio “o tutto o niente” è spesso un’altra barriera al cambiamento. La pretesa di affrontare il cambiamento in modo globale e con l’idea che se non risolvo tutti i problemi insieme allora tanto vale non fare niente, porta spesso all’immobilismo. Naturalmente a volte il voler affrontare i cambiamenti in modo organico e strutturale, non è di per sé sbagliato, ma a volte il costo in termini psicologici e di tempo rischia di bloccarci.

Il più delle volte introdurre gradualmente un’innovazione costa molto poco, permette di verificarne i vantaggi, fino ad allora soltanto immaginati, e, con la forza dell’aver sperimentato possiamo estendere l’innovazione agli altri ambiti dell’ufficio.

Un esempio tipico di quanto sto dicendo è l’archiviazione elettronica: pretendere che di colpo sparisca tutta la carta dall’ufficio, che per ogni tipologia di documento vengano individuate le parole chiave e quindi ogni documento venga salvato insieme al suo cartellino (invece che con il classico sistema delle cartelle e sotto-cartelle) fa venire le vertigini anche all’imprenditore più innovativo, e rischia di generare un rigetto totale da parte dei dipendenti.

Se invece incomincio a individuare la tipologia di documenti più “critici” e lavoro su quelli, le persone vedranno concretamente i vantaggi e si renderanno conto che abituarsi a un nuovo sistema non è poi così terribile.

Ed a quel punto il resto va in discesa…