Produttività ed Ottimizzazione in ufficio…

…Che errore non occuparsene!!!

Di Produttività e Ottimizzazione sono abituati a parlare gli ingegneri che si occupano dei processi produttivi delle grandi aziende. Cosa c’entrano questi termini con quello che avviene nell’ufficio di un professionista, di un’azienda, di un’agenzia di assicurazione, di un albergo?

L’esperienza personale mi dice che c’entra molto. Se pensiamo a quali sono i costi di un generico ufficio, ci renderemo facilmente conto che i principali sono il costo del personale e il costo delle utenze necessarie per il funzionamento dell’ufficio. Sul costo del personale, aldilà di attendere e di sperare in buone nuove dalla politica, cosa si può fare?

Partiamo dalla definizione di Wikipedia: “In economia la produttività può essere definita in via di prima approssimazione come il rapporto tra la quantità di output e le quantità di uno o più input utilizzati nel processo di produzione.”

Quando parliamo di lavoro in ufficio è chiaro che l’output vada misurato innanzitutto in termini di qualità del lavoro più che in termini di quantità: non si tratta di contare quanti chiodi pianta in un’ora un collaboratore…. E allora qual è la questione importante? La questione importante è cosa facciamo fare ai nostri collaboratori in azienda. Fanno cose “di valore” o fanno cose che una macchina o un software potrebbero fare allo stesso modo se non meglio? Questa è la domanda di cruciale importanza che dobbiamo porci ogni volta che affidiamo un compito ad un nostro collaboratore. E quando ce la poniamo dobbiamo pensare che la persona che abbiamo di fronte preferisce fare cose “intelligenti” che cose “stupide” …e se non è così abbiamo commesso un errore enorme nell’assumerlo!

Il tema è quindi: aumentare la produttività, ovvero, far fare alle macchine (con i relativi software) tutto quello che si può, e chiedere alle persone di occuparsi di attività che le macchine non sanno fare.

Naturalmente questa affermazione generale va resa specifica nelle situazioni concrete – e di questo mi occuperò nei prossimi articoli – ma avere sempre presente il concetto sopra esposto è fondamentale per avere persone produttive (e contente) in ufficio.

Due parole adesso sull’ottimizzazione. Approfittando questa volta del vocabolario Treccani: “Ottimizzare=rendere ottimo, portare a una condizione o a un risultato che siano considerati i migliori possibili”.
In questo caso il tema sono i costi di ciò che serve ad un ufficio per funzionare: energia elettrica, gas, connessione ad internet, telefonia fissa e mobile. Renderli ottimi vuol dire che a parità di servizio devo spendere il meno possibile approfittando dei vantaggi offerti dalla competizione tra i fornitori dei diversi servizi.
Naturalmente per diventare più produttivi e per ottimizzare serve competenza: serve conoscere le soluzioni disponibili sul mercato e saper scegliere quelle che arrecano un reale e sperimentato vantaggio.

Nei prossimi articoli cercherò di chiarire meglio i concetti sopra delineati descrivendo ambiti di ottimizzazione e produttività con i quali mi sono confrontato in prima persona.
Concludendo, possiamo senz’altro dire che occuparsi di Produttività e Ottimizzazione deve essere tra le PRIORITA’ di chi gestisce un ufficio perché è possibile in questo modo ridurre i costi ed avere personale più motivato ed efficiente.

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