Come migliorare la gestione del tempo sul lavoro… Ecco un metodo veramente efficace!

Se vuoi sapere come migliorare la gestione del tempo sul lavoro, leggi questo articolo perché ti parlerò di un metodo semplice ma, allo stesso tempo, difficile da mettere in pratica. I risultati che ti porterà, sono però impressionanti.

In articoli precedenti, abbiamo parlato di quanto sia importante per la tua produttività lavorativa, pianificare e programmare in anticipo il tuo lavoro. Se hai iniziato a seguire il metodo, probabilmente avrai anche già notato i primi miglioramenti ma, avrai anche visto che non è così facile seguire alla perfezione i programmi fatti.
Questo succede perché, soprattutto oggi, siamo costantemente tempestati da messaggi, notifiche e informazioni di ogni genere, che arrivano da tutte le parti.

Mail, telefonate varie, riunioni improvvise, Whats’up, pettegolezzi tra colleghi, internet, Facebook, Linkedin, ecc.. tutti elementi che hanno il potere di.. complicare la gestione del tempo e, distrarci dalle nostre priorità. Il che, ovviamente, si ripercuote su produttività ed efficienza.

ECCO COME UNA CATTIVA GESTIONE DEL TEMPO, FARÀ “SALTARE” I TUOI PROGRAMMI LAVORATIVI

Prova ad immaginare questa situazione:
Stai scrivendo una mail che avevi programmato, improvvisamente ti arriva un messaggio da Whats’up e lo apri. Un tuo collega ti ha inviato un bel video divertente, che dura 1 minuto e qualche secondo. Lo guardi, dai dello scemo al collega e, nel frattempo, vi accordate per bere un caffè. Due chiacchiere e due risate e poi, riprendi da dove avevi lasciato.. la mail che stavi scrivendo.
Il risultato è che, anziché metterci 5 minuti per inviare quella mail che avevi programmato, ci hai messo 20 minuti.

Facciamo un altro esempio:
Stai scrivendo una mail che avevi programmato (partiamo sempre dalla stessa situazione), improvvisamente ti arriva un notifica di una mail ricevuta e la guardi. E’ una tua collega che ti dice che bisogna chiamare urgentemente il tal cliente, perché ha un problema urgentissimo. Chiami, prima la collega per chiedere spiegazioni, poi contatti subito il cliente, il quale ti tiene al telefono un quarto d’ ora (e magari non era neanche così urgente la cosa). Dopodiché  riprendi da dove avevi lasciato.. la mail che stavi scrivendo.
Anche qui, anziché metterci 5 minuti per inviare quella mail che avevi programmato, ci hai messo 20 minuti.

La differenza tra le due situazioni è che, mentre nella prima, le interruzioni non sono esattamente “lavorative”, nella seconda invece, lo sono eccome. Ciò che non cambia, è il risultato finale.. In entrambi i casi, avresti perso un quarto d’ ora sulla tua tabella di marcia! Questi 15 minuti persi, ovviamente, ti faranno slittare tutte le altre attività che hai programmato. Moltiplica per più volte al giorno, ed ecco che i tuoi programmi, a fine giornata (e di conseguenza poi a fine settimana), saranno completamente saltati.

RICORDA: tra l’ essere indaffarati ed essere produttivi, la differenza è enorme!

Passare ininterrottamente da una cosa all’ altra, anche se sono cose “di lavoro” e ti sembra quindi di aver fatto comunque “il tuo dovere”, è estremamente controproducente per una corretta gestione del tuo tempo.
Infatti, come abbiamo visto negli esempi, in realtà hai solamente perso la concentrazione e rallentato una cosa veloce e probabilmente prioritaria.

Queste situazioni che abbiamo visto, pur essendo ipotetiche, sono abbastanza veritiere e all’ordine del giorno.
Una vera e propria condanna per la produttività di chiunque, dalla quale serve liberarsi.

In che modo è possibile farlo?

Come rimanere focalizzati sugli obiettivi e migliorare la gestione del tempo sul lavoro

Se vuoi veramente imparare a gestire al meglio il tuo tempo sul lavoro, ci sono dei piccoli accorgimenti che, se utilizzati davvero, ti aiuteranno in maniera considerevole a: padroneggiarlo, non perdere la concentrazione sulle tue priorità e, di conseguenza, portare a termine le attività prefissate.

Vediamo quali sono:
1 – DISCONNETTI LE NOTIFICHE DI SOCIAL NETWORKS E APPLICAZIONI VARIE
Come abbiamo visto negli esempi fatti sopra, durante il giorno (in realtà anche di notte), siamo bombardati da notifiche di ogni genere e, ogni volta che ne riceviamo una, la tentazione di guardarla è molto forte.
Anche se resisti e decidi di guardarla dopo, il solo fatto di riceverla, e quindi di sentire la vibrazione dello smartphone o la notifica sonora, distoglie l’attenzione da ciò che stai facendo.
Se hai capito il concetto del tempo in scatola, è esattamente in questi momenti che devi applicarlo.. elimina ogni tipo di notifica durante questi intervalli.
Niente andrà perso e comunque, una volta che hai portato a termine l’ attività che stai svolgendo, potrai riattivare tutto senza problemi.

Suggerimento: puoi usare la “tecnologia per gestire la tecnologia”. Esistono infatti, apposite applicazioni, sia per il PC che per dispositivi mobili, che fanno proprio questo (scegliendo tu tempi e applicazioni da disattivare).

2 – SE NON PUOI EVITARLE, GESTISCI VELOCEMENTE LE EMAIL
Se, per migliorare la gestione del tempo, devi lavorare con l’ ansia, non è la cosa migliore. Di conseguenza, se il fatto di “bloccare temporaneamente” l’ avviso di Email in entrata, nel tuo caso ritieni che non sia fattibile, fai così:
Se la mail che ricevi non è importante, eliminala subito
Se non è urgente, archiviala in UNA cartella apposita (la riprenderai in mano successivamente)
Se richiede una tua risposta immediata.. rispondi subito e, velocemente passa oltre
Se, oltre ad una tua risposta, richiede anche ulteriore tempo da dedicarci, rispondi subito e specifica che, appena finisci ciò che stai facendo ora, provvederai.
L’ importante è che NON interrompi del tutto, ciò che stai facendo in quel momento.

3 – RAGGRUPPA LE ATTIVITÀ SIMILI TRA DI LORO
Come abbiamo già detto, passare da un’ attività all’ altra, non è il miglior modo per gestire al meglio il proprio tempo. Ovviamente però, le cose da fare sono molte e spesso di natura differente tra loro. Ecco come puoi amministrarle al meglio:
Hai una riunione al pomeriggio? Appena prima ti ritaglierai il tempo per la sua preparazione.
Hai appuntamenti di vendita? Subito dopo ti ritaglierai del tempo per inserire o inviare gli eventuali contratti.
Devi gestire delle pratiche specifiche? Prima di iniziare, ritagliati del tempo per recuperare tutta la documentazione di tutte le pratiche.

Chiaro il concetto? Sembra una cosa banale ma, non lo è affatto.
In questo modo, la tua concentrazione sarà sempre al top ed inoltre, così facendo, programmazione settimanale e pianificazione giornaliera, saranno ancora più efficaci.

CONCLUSIONI
Oggi siamo talmente abituati alle interferenze, che siamo convinti che sia la normalità.. Ma non è così!
Se vuoi davvero migliorare la gestione del tempo sul lavoro e aumentare la tua produttività, la soluzione migliore è prendere in mano la situazione.

ADESSO DEVI SOLO PROVARE!

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Alla prossima

Dedicato alla tua produttività

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